Ko je nov izvajalec računovodskih storitev izbran, priporočamo, da se z dosedanjim izvajalcem dogovorite o postopku primopredaje. Ob tem priporočamo, da opredelite zaključni mesec (za zaključni mesec šteje zadnji mesec odpovednega roka), presečni dan (za presečni dan šteje zadnji dan zadnjega meseca odpovednega roka) in končne roke primopredaje poslovne dokumentacije.
Priporočamo: Kdaj in kako zamenjati izvajalca računovodskih storitev?
Želite sodelovati z nami ? Izrazite zanimanje in pridobite informacije ---> TUKAJ!
Za uspešen prenos poslovnih knjig k drugemu izvajalcu računovodskih storitev priporočamo pripravo primopredajnega zapisnika, ki naj vključuje predvsem:
1. terminski plan, v katerem je določen zaključni mesec,
2. končne roke predaje dokumentacije,
3. seznam dokumentacije v primopredajnem postopku.
Če je vaš dosedanji ali novi izvajalec računovodskih storitev član Zbornice računovodskih servisov (to lahko preverite na spletni strani ZRS), ima dostop do postopkov in navodil, s katerimi se postopek primopredaje učinkoviteje izvede. Podpisniki Standarda izvajalcev računovodskih storitev, ki ga je sprejela ZRS, pa so se tudi pisno zavezali k predpisanemu načinu primopredaje poslovnih knjig in dokumentacije.
KDAJ je najprimernejši čas za menjavo izvajalca računovodskih storitev?
Na prvi pogled se zdi, da je za menjavo najprimernejši čas ob koncu poslovnega leta, vendar pa to ne drži povsem.
Menjava izvajalca računovodskih storitev ni časovno pogojena, v praksi se je izkazalo, da je tako za naročnika kot za izvajalca lahko celo lažje, če se menjava izvede med letom. Ob koncu leta mora namreč naročnik praviloma sodelovati z dvema izvajalcema – z dosedanjim, da zaključi poslovne knjige in pripravi letno poročilo, kot tudi z novim, ki pripravlja tekoče zadeve. Med letom tega »podvajanja« ni.
KOLIKO časa traja prenos poslovnih knjig med izvajalcema?
Menjava se med letom lahko opravi v mesecu dni, ob koncu leta pa zaradi hkratnih priprav na letno poročilo lahko traja tudi do štiri mesece.
Predvsem pa je pomembno, da se na menjavo temeljito pripravijo vse strani – tako naročnik, kot tudi oba izvajalca – sedanji in bodoči.
Posebej pa priporočamo, da so pred prenehanjem poslovnega razmerja med naročnikom in izvajalcem vse medsebojne obveznosti poravnane. Pogosto se namreč dogaja, da je prenos poslovnih knjig otežen ali celo onemogočen zato, ker zadeve (plačila ipd.) med pogodbenima partnerjema niso urejene.
PRIPOROČILA za učinkovito primopredajo
Obveznosti naročnika:
- preveriti, ali so vse (medsebojne) obveznosti poravnane;
- spoštovati pogodbena določila v zvezi z odpovedjo pogodbe;
- priskrbeti podatke iz poslovnih knjig na dogovorjen presečni datum;
- preklicati pooblastila staremu izvajalcu;
- podpisati pooblastila novemu izvajalcu;
- podpisati pogodbo o opravljanju računovodskih storitev z novim izvajalcem.
Obveznosti dosedanjega izvajalca:
- pripraviti podatke iz poslovnih knjig na dogovorjen presečni datum,
- naročniku predati poslovne knjige in obračune, v dogovorjenem roku in v dogovorjeni obliki (papirnato, elektronsko …);
- pripraviti dokumente za preklic pooblastil.
Obveznosti novega izvajalca:
- pripraviti pogodbo o opravljanju računovodskih storitev;
- pripraviti potrebna pooblastila;
- dogovoriti način in roke dostave tekoče dokumentacije;
- določiti skrbnika in predati kontaktne podatke izvajalca;
- preveriti ali je bila predana vsa dokumentacija (poslovne knjige in obračuni) v primopredajnem postopku.
