Podjetja lahko organizirate vodenje pomožnih analitičnih evidenc na različne načine v okviru predlaganih rešitev iz Slovenskih računovodskih standardov (SRS) in Pravil skrbnega računovodenja (PRS).
Čeprav vodenje analitičnih evidenc zalog materiala ni predpisano, so te evidence pomembne za davčne potrebe, na primer da dokažete, ste pravilno obračunali stroške materiala. Zato se bomo osredotočili na organiziranje in vodenje evidence o nabavi, porabi in zalogah materiala.
Najprej si moramo postaviti vprašanje, zakaj in kdaj je potrebno vodenje analitičnega materialnega knjigovodstva oziroma dodatnih evidenc o nabavi, porabi in stanju zalog materiala.
Predvsem zato, da pravilno ugotovimo znesek porabljenega materiala in stanje njegovih zalog, kadar to ni možno v okviru glavne knjige. Drugi pomemben razlog pa je dejstvo, da smo davčni zavezanci dolžni v davčnem postopku dokazovati upravičenost nastanka stroškov, kar praviloma ni možno brez ustreznih analitičnih materialnih evidenc.
Metode vrednotenja zalog
V SRS je predpisano, da se stroški porabljenega materiala ugotavljajo v skladu s sprejeto metodo vrednotenja porabe. Že iz te rešitve izhaja, da mora odgovorna oseba poslovnega subjekta sprejeti ustrezno metodo vrednotenja porabe, ki je odvisna od načina dela, in jo uporabljati dosledno iz obdobja v obdobje. Nedosledna ali nepojasnjena metoda ugotavljanja porabe materiala lahko namreč občutno vpliva na višino stroška porabljenega materiala, s tem pa na stanje zalog ob koncu leta in na osnovo za davek iz dejavnosti.
Več o vrednotenju stroškov materiala najdemo v splošnih standardih, in sicer v SRS 12 – Stroški materiala in storitev. Točka 12.12 vsebuje rešitev, da se stroški materiala izkazujejo v zneskih, ki so pred njihovo porabo pomenili vrednost zalog. Odvisni so od izbrane metode, na primer metode tehtanih povprečnih cen ali metode zaporednih cen (fifo). Stroški materiala, ki se pred uporabo ne zadržujejo v zalogah (primer proizvodnje ali storitev po naročilu), se izkazujejo v dejanskih zneskih ob nabavi takšnega materiala, to velja tudi za stroške storitev (točka 12.13).
Skladno z možnimi rešitvami iz PRS 2016 (Pravila skrbnega računovodenja 2016 – Poslovne knjige), ki veljajo od letos, je treba voditi temeljne poslovne knjige (dnevnik in glavno knjigo), pomožne, analitične evidence pa samo, »če se verodostojni podatki, ki se po navadi dobivajo na podlagi pomožnih knjig, ne zagotavljajo drugače«.
Način ali metoda, ki jo davčni zavezanec uporablja za ugotavljanje porabe materiala, mora biti opisan v računovodskem sklepu/usmeritvi, da jo bo lahko dosledno uporabljal iz obdobja v obdobje. V tem sklepu se podrobno opiše način ugotavljanja porabe. Iz mojih izkušenj izhaja, da nikoli ni bilo ob takšnem ravnanju nobenih težav pri davčnem pregledu, seveda, če so bile evidence pravilno vodene.
Materialno knjigovodstvo voditi pri serijski proizvodnji
Celotno materialno knjigovodstvo, v katerem se poraba vrednoti po eni izmed metod iz SRS, je potrebno le v okviru množične (serijske) proizvodnje. Pri individualni proizvodnji po naročilu, kjer se praviloma pred izvedbo vsakega posameznega naročila kupi tudi ves material za njegovo izvedbo, pa se da podatek o porabi zagotoviti tudi drugače, in sicer tako, da se izdani račun poveže z računom za nabavo materiala, ki je bil popravljen pri izvajanju konkretne storitve. V takšni porabi je tudi že skrit odstotek škarta. Če boste porabo materiala ugotavljali, kot je opisano, se bo škart ugotovil le tako, da boste dejanske ostanke ocenili, popisali in jim določili vrednost. Če bo obseg škarta v okviru dovoljenega odstotka kala, loma in razsipa v vaši dejavnosti, vam DDV od takšnih ostankov materiala ne bo treba obračunati, pa tudi strošek materiala boste imeli v celoti poslovno in davčno priznan.
V praksi pogosto opažamo, da so listine, na podlagi katerih se poslovni dogodki evidentirajo v poslovne knjige, nepopolne ali napačne. Poudariti želimo, da se prevzem materiala v materialnem knjigovodstvu nikoli ne knjiži na podlagi računa, temveč le na podlagi prevzemnice, ki temelji na dobavnici oziroma na dokumentu, ki izpričuje prevzem materiala od dobavitelja. Porabo vedno knjižimo na podlagi oddajnice materiala ali na podlagi vsebinsko podobnega dokumenta, ki izpričuje dejansko porabo materiala, ali pa na porabi, ki je ugotovljena na podlagi normativov. Ko kupec prejme račun za nabavo materiala, najprej preveri podatke na računu s podatki na dobavnici in prevzemnici. Šele ko ugotovi, da je račun vsebinsko in računsko pravilen ter v skladu z naročilom, ga lahko »likvidira« v skladu s sprejetimi usmeritvami glede likvidacije računov ter pošlje v knjiženje.
Glede potrošnega materiala, katerega poraba je praviloma teže merljiva in je nižjih vrednosti, je po izkušnjah iz prakse dovolj, če vodite njegovo nabavo, porabo in zalogo vrednostno, na eni kartici v okviru kontov skupine 31 – Zaloge potrošnega materiala.
VIR:Božena Macarol, 12.10.2016, Finance.si
